Læringsverkstedet har sparat stora resurser med Xledger

Enorm tillväxt utan ökad bemanning

– Vi har vuxit med 40 % i antal förskolor sedan vi började använda Xledger utan någon väsentlig ökning av personalstyrkan på ekonomiavdelningen. Xledger har visat sig vara precis så skalbart som vi hade som mål. År 2020 hade vi 230 förskolor – och vi fortsätter att växa, berättar koncernredovisningschefen Ann-Kristin Dyre på Læringsverkstedet

– Det krävs mindre tid och arbete av de anställda när det gäller till exempel reseräkningar och utlägg. I dag gör vi reseräkningarna i Xledger-appen, tar ett foto av kvittot och därefter går det vidare i ett elektroniskt flöde för godkännande. Alla reseräkningar genereras automatiskt varje vecka. Det här har minskat frustrationen bland medarbetarna och frigjort tid till det som verkligen räknas.

Mindre administration –  mer tid till barnen

– Med Xledger kan vi hantera hela koncernens redovisning och ekonomifunktioner centralt. Det innebär att vi snabbt och enkelt kan rulla ut samma lösning till alla förskolor – både befintliga och nya. Ekonomi, bokföring och fakturering sköts centralt.

– Vår vision är att “Vi får världens viktigaste värden att växa.” Det innebär att vi vill lägga våra resurser på att driva våra förskolor så bra som möjligt, med en effektiv administration. Xledger är ett bra verktyg för att minska det administrativa arbetet, så att våra rektorer kan fokusera på att förverkliga vår vision.

Kraven på ett nytt ekonomisystem

– Vårt uppdrag var att hitta ett system som gjorde det möjligt för oss att hantera stark tillväxt. Det system vi hade tidigare klarade inte detta. Våra krav på det nya systemet var:

• Enkelt att lägga till nya förskolor
• Flexibel struktur som passar vår bolagsorganisation
• Kunna skala upp volymer utan att behöva bygga ut ekonomiavdelningen nämnvärt
• Enkelt att använda, både för redovisningspersonal och förskolechefer
• Standardiserat system med enkel implementation och begränsat utbildningsbehov

Fördelar med ett automatiserat molnbaserat affärssystem

– Vi valde Xledger eftersom de kunde möta våra behov. Från att avtalet skrevs under till att vi var i full drift tog det bara några månader. Då var vi inte ens medvetna om alla fördelar som en molnbaserad lösning innebar, och hade inte det som krav – men med den kunskap vi har idag hade det definitivt varit ett krav.

– Att våra medarbetare kan arbeta var som helst, när som helst, oberoende av plats, har visat sig mycket värdefullt – särskilt eftersom vi har förskolor över hela Norge.

– Vi blev positivt överraskade av hur hög grad av automatisering som faktiskt gick att uppnå. Med automatiserade processer i Xledger har vi sparat stora resurser. Flera tusen fakturor går numera mer eller mindre automatiskt genom systemet varje månad. En annan stor förbättring är att hela banktransaktionsflödet nu är automatiserat. Det här har självklart inneburit en kraftig effektivisering för ekonomiavdelningen, som kan hantera betydligt större volymer med mindre arbetsinsats än tidigare.