5 tips på vad som är viktigt vid valet av nytt affärssystem

1. Integration med andra affärskritiska system  

Idag använder många affärssystem som inte är integrerade med för verksamheten övriga kritiska system, vilket medför stora utmaningar att få en enhetlig och uppdaterad bild av det aktuella läget. Väl fungerande och smidiga integrationer har i vår undersökning identifierats som en av de viktigaste punkterna i ett framtida systembyte. Ett affärssystem måste ha gränssnitt som möjliggör kommunikation med förssystem, men även kunna lämna ifrån sig data. Export av data kan ske med en mängd olika lösningar till exempel SOAP-baserad Web Services och GraphQL. Import av data kan ske via SOAP baserad Web Services, GraphQL eller CSV–filer. Integrationer måste kunna vara sömlösa eller schemalagda, allt beroende på hur behovsbilden ser ut.

2. Automatisering – frigör tid för annat  

En högre grad av automatisering ligger högt upp på listan på vad som vill uppnås med ett systembyte. Automatisering handlar många gånger om att säkerställa kvalitet och effektivisera kostsamma manuella moment, men mer och mer att helt eliminera dem. Automatisering kommer att vara centralt för alla som söker ett nytt affärssystem, för att frigöra tid till förmån för andra uppgifter där exempel på automatiseringar kan vara:

• Bankavstämning – När alla transaktioner på bankkontot återrapporteras till affärssystemet kan bankkontot stämmas av automatiskt. För att hantera transaktioner som bokförs automatiskt på kontot, till exempel bankavgifter bör man kunna sätta upp automatiska bokföringsregler för att systemet själv ska kunna bokföra dessa utan manuell hantering.
• Projekthantering – Affärssystemet skapar faktureringsförslag som godkänns av till exempel en projektledare innan fortsatt bearbetning sker i systemet. Fakturering kan ske på valfri nivå – per delprojekt, projekt eller som samlingsfaktura per kund. Fördel är om transaktioner bokförs med automatik i huvudboken och kundreskontran med full spårbarhet bakåt i affärssystemet.
• Bokföring – Låt systemet sköta bokföringen i så stor utsträckning som möjligt utifrån regelverk uppsatta av företaget och undvik därigenom kostsamma fel orsakade av den mänskliga faktorn, för det är RPA (Robotic Process Automation) ett värdefullt hjälpmedel.
• Leverantörsfakturahantering – Affärssystemet kommer ihåg hur fakturor vanligen bokförs och automatiskt föreslå kontering baserat på tidigare fakturor från samma leverantör. Om både avsändaren och mottagaren av fakturan är användare av samma affärssystem bör fakturan kunna sändas som en systemfaktura, då kan den omedelbart visas hos mottagaren, självklart med förslag till kontering.
• Fakturering – Affärssystemet skapar automatiskt fakturaförslag baserat på till exempel tidredovisning, reseräkningar, utlägg baserat på kundens inställningar för till exempel projektredovisning.
• Orderhantering – Genom rätt typ av integrationer skapas de bästa förutsättningarna för en effektiv orderhantering med en mängd flöden från olika system.

3. Säkerhet i molnet  

Det sker ett snabbt skifte från installation på plats i kundens miljö till molnbaserade lösningar. Där majoriteten av alla medelstora företag önskar att idag välja ett molnbaserat affärssystem. Säkerhet är en viktig fråga vid val av system och det råder fortfarande en del osäkerhet kring att välja molnlösningar trots att fördelarna är många. En äkta molnlösning ger stora fördelar t.ex. enkel access oavsett var du befinner sig, uppgraderingar sker automatiskt och ger tillgång till den senaste tekniken och du säkerställer hanteringen av din data till systemvaruleverantören.

För att råda bot på osäkerheten är det är viktigt att ställa ett antal kritiska frågor om säkerheten kring tjänsten till systemvaruleverantören. Frågor som hur processer ser ut för säkerhetskonfigurering, kontinuitetsplaner, återställning. Men även om behörighetshantering både till server och användarbehörigheter, skydd mot intrång, kryptering, loggning, incidenthantering.

Ett enkelt sätt är att kontrollera många av dessa punkter är att fråga om tjänsten årligen revideras av en tredje part samt om tjänsten är certifierad enligt ISO 27001.  Dessa två kontroller ger en viktig signal om att leverantören har säkerhetsfrågan högt upp på agendan och hur aktivt de arbetar med den typen av frågor.

4. Skalbarhet – anpassning till verksamhetens behov 

Förändringar sker i allt snabbare takt i dagens digitaliserade värld vilket ställer stora krav på organisationen och dess systemstöd. Där de flesta organisationer upplever stora problem när de håller på att växa ur ett affärssystem. Många har dock än fler utmaningar i övergången till ett helt nytt affärssystem. Avgörande blir då att hitta ett system som är skalbart i sin struktur så att det enkelt går att anpassa till verksamhetens nuläge, men även till framtida förändringar. Skalbarhet innebär nödvändigtvis inte bara funktionalitet och struktur i affärssystemet. Utan lika viktigt är att systemvaruleverantörens affärsmodell är skalbar och därigenom ger organisationen möjlighet till utveckling. Det vill säga att om användandet av systemet ökar eller minskar ska det återspeglas i månadskostnaden. Eftersom förändringstakten i omvärlden är hög blir det även viktigt med korta implementationsprojekt allt för att organisationen ska påverkas av omställningen, från gammalt till nytt affärssystem, så lite som möjligt.

5. Uppgraderingar – jobba alltid i den senaste versionen  

Det är vanligt att verksamheter idag skjuter upp underhåll av sina affärssystem. Detta eftersom de anser att verksamheten måste fokusera på andra för tillfället mer kritiska uppgifter. Konsekvensen blir ofta att affärssystemet successivt ger ett allt sämre stöd, som till exempel kan innebära längre ledtider för att få fram viktiga och fullständiga beslutsunderlag. Dagens äkta molnlösningar erbjuder en lösning då de blir uppgraderade och underhållna utan användarnas insats. Dessa lösningar bygger på att alla användare delar på samma tekniska plattform som representerar en viss standard, men som samtidigt ger möjlighet till unika parametersättningar. Därmed erbjuds en lösning där alla användare i alla delar av koncernen alltid jobbar i den senaste uppdaterade versionen. Som dessutom anpassats till marknadens senaste teknik och säkerhetskrav.

Välj en leverantör som vågar ställa de rätta frågorna och som förstår värdet av en grundlig kartläggning samt en gemensamt överenskommen lösning innan du gör ditt slutgiltiga val. Det handlar inte bara om systemet, det handlar också om den gemensamma vägen till effektivare processer och viljan att förändra etablerade rutiner för att tillsammans uppnå något bättre.