United States
Norge
Sverige
Suomi
UKHär lyfter vi några av de funktioner som underlättar för både ekonomiavdelningen och resten av organisationen när arbetssätt, och även vår vardag, har blivit allt mer digital.
För dig som är obekant med termen: i det här sammanhanget står workflow för elektroniskt godkännande av dokument. Ett affärssystem som automatiserar godkännandet plockar bort behovet av utskrifter och handskrivna signaturer. Dessutom minskar risken för att saker och ting drar ut på tiden. Om fakturorna ska godkännas av en budgetansvarig är det ett stort plus att hela processen kan hanteras i systemets workflow. Inte minst när ni jobbar remote.
Se på ert workflow som något som är under konstant utveckling. När ni blir fler – eller färre – i verksamheten kan behoven skifta, exempelvis. Därför är det viktigt att välja ett system med ett workflow som är enkelt att använda; som har ett lättillgängligt, användarvänligt gränssnitt. Det får inte vara krångligt att uppdatera och förfina arbetsprocesserna.
Ett integrerat system för dokumenthantering garanterar att alla har tillgång till de dokument som behövs för att de ska kunna utföra sitt jobb på bästa sätt. Även på distans. När dokumenthanteringen adderas till affärssystemet kan filerna enkelt taggas till rätt transaktioner och register. Det gör att allt innehåll i systemet både lagras logiskt och hittas lätt.
Därtill – när de budgetansvariga själva kan komma åt och granska dokumenten direkt i systemet får de en direkt inblick i ekonomin. Det är bra för självförtroendet, men leder i förlängningen även till ett ökat ägandeskap och förbättrad ekonomisk kontroll.
Tips! Om du vill undvika att spendera mer tid hukad över kopiatorn, leta efter ett affärssystem som låter leverantörerna maila in sina dokument direkt till systemet.
När du jobbar hemifrån är det svårt för andra att knacka dig på axeln och be om hjälp med att plocka fram den finansiella information de behöver. Men faktum är att en digitaliserad process är bra för båda parter. Genom att, redan i förväg, tillgängliggöra informationen för beslutsfattarna gör ni det lättare för dem att ta rätt beslut. Ge dem access till affärssystemet för att underlätta självbetjäning.
Det finns en sak som är viktig att tänka på innan ni ger personer utanför ekonomiavdelningen åtkomst till systemet: säkerheten. Välj ett system med konfigurerbara roller och dashboards, för att säkerställa att användarna bara har tillgång till den information de behöver.
Det kan vara tidskrävande att hitta all information och dokumentation du behöver om en medarbetare när du arbetar från hemmakontoret. Anläggningstillgångar, förskottsbetalningar och balansräkningar är exempel på funktioner som traditionellt blir hanterad offline. Eller på ren svenska: i Excel.
Hitta ett system som inte bara använder dessa moduler som standard, utan också automatiserar bokningar och avstämningar. Det plockar nämligen bort behovet av stöd-dokumentationen helt och hållet.
En modul för utläggsredovisning innebär att medarbetarna inte måste skicka sina kvitton till ekonomiavdelningen för hantering. Inte heller måste de sedan registreras manuellt. Istället kan en mer strömlinjeformad och effektiv process tillämpas. Lösningen stavas app!
När hela organisationen använder en mobilapp, istället för att samla kvitton på hög, hjälper ni dem att vara on top när det kommer till utläggen. Inga fler borttappade kvitton, inga fler hopknycklade dito i jackfickan. Direkt efter att köpet har genomförts fotar och registrerar medarbetaren kvittot direkt i appen. Et violà – redovisat.
Det har beskrivits som “mödosamt, när det löper på som smidigast”. Vi talar såklart om den tidskrävande processen att skriva ut och manuellt godkänna en hög dokument. En aktivitet som din avdelning säkerligen är bekanta med, gissar vi?
För att göra det lättare för alla att distansjobba effektivt – välj ett system som kan integrera till fullo med er bank, från ett betalperspektiv. Var noga med att säkerställa att det går att godkänna betalningarna via systemet. Tro oss, det kommer att vara uppskattat även senare.
Utöver att systemet vet när betalningen har gått igenom finns det fler fördelar med integrationen:
Okej – de flesta affärssystem bor numera i molnet. Åtminstone får de, ibland nästan per automatik, epitetet molnbaserat. Även lokala system sägs ofta ligga i molnet, enkom av det faktum att de går att nå via VPN. Utmaningen med on prem-lösningar är att de sällan har tillräckligt med bandbredd för att fungera om alla vill använda systemet samtidigt. Dessutom är de betydligt långsammare än verkliga molntjänster. De lokala lösningarna är helt enkelt inte skapta för molnet.
Vår rekommendation är därför att leta efter ett så kallat true cloud-system. Det innebär att det, precis som Facebook och Google, är specifikt byggt för molnet. Ett system som är multitenant erbjuder samma version till alla som använder det. Rent konkret innebär det gratis uppdateringar och integrationer, men även en genomgående enkelhet och bättre service. När alla använder samma version av mjukvaran är det smidigare att se till att alla får det stöd de behöver, helt enkelt.
50% av företagen ska utvärdera sitt nuvarande system inom tre år. Det visar vår undersökning riktad till ekonomichefer och vd:ar med fokus på ekonomistyrning och affärssystem. När är det egentligen dags att byta affärssystem?
– Många blir överraskade när vi säger att vår lösning inte nödvändigtvis passar för dem. Nöjda kunder är det absolut viktigaste för oss, därför säljer vi aldrig på fel premisser, säger Marie Löfgren COO på Xledger i Sverige.
Alla projekt som innebär digital förändring påverkar både verksamheten och det dagliga arbetet. Särskilt när det handlar om att byta affärssystem. För att göra övergången så enkel och smidig som möjligt har vi ett team med lång erfarenhet av att jobba som ekonomichefer och controllers.
