På ett fastighetsbolag kan vardagen handla om hundratals fakturor, parallella projekt och rapporter som ska upp i koncernledningen. När systemen inte hänger med smyger sig trögheten på: administrationen växer, felkällorna ökar och varje ny tillväxtfas blir dyrare än den borde.
– Lägger man mer tid på kalkylark än på själva affärssystemet har man ett problem. Äldre lösningar saknar ofta en modern flerbolagshantering och då måste ekonomer göra samma sak flera gånger i olika bolag, säger Håkan Nilsson Sjöfrid, säljare på Xledger, vars molnbaserade affärssystem används av tusentals företag i över 100 länder.
Därifrån är steget kort till nästa fallgrop: ”Excel-beroendet”.
– Excel är fantastiskt men inte när det blir ett substitut för ett affärssystem. Den manuella hanteringen gör det svårt att få fram realtidsdata. Spårbarheten försvinner och risken att fatta felaktiga beslut ökar när ledningen tvingas fatta beslut på gamla siffror, säger Håkan Nilsson Sjöfrid.
Resultatet blir det han kallar en skalningssmärta; systemet motverkar den tillväxt det var tänkt att stötta.
– Ett vanligt fel är att man tar med sig gamla arbetssätt in i den nya lösningen. Man vill öka graden av automation men biter sig fast i invanda rutiner, säger han.
När företag gör det misstaget brukar det följas av andra problem: testningen får för lite tid, datakvaliteten är för dålig och nyckelpersoner saknas när de behövs som mest. Ofta missar man dessutom att ta höjd för de system som måste integreras med den nya plattformen.
– De flesta bolag byter system vart åttonde till tionde år. Det är långt mellan gångerna och erfarenheten saknas. Därför är det viktigt att ta hjälp av någon som gör det här dagligen och har en metodik på plats, säger Håkan Nilsson Sjöfrid.
Xledger har en egen sådan metodik, XIM, som bygger på 20 000 implementeringar. Poängen är att undvika de klassiska snedstegen, från förändringsledning till test och utbildning.
– Innan man bestämmer sig för ett system bör ledningen ställa några frågor: Vilka problem ska lösas, hur ska datamodellen se ut, hur mycket vill vi kunna göra själva och vad innebär det för vårt konsultberoende? Dessutom måste plattformen vara skalbar för fler bolag och valutor, utan att dyra uppgraderingsprojekt krävs för att hålla systemet modernt, säger Håkan Nilsson Sjöfrid.
För fastighetsbolag handlar det framför allt om att kunna följa projekt och investeringar i realtid, med spårbarhet från enskilt verifikat till koncernrapport. Automatiska elimineringar, korrekt moms och integrationer mot branschsystem är andra krav som äldre lösningar ofta inte klarar av.
– Ett modernt system ska göra automatisering, insikt och skalbarhet till standard. Annars riskerar man att bli kvar med manuella processer och data i silos, säger Håkan Nilsson Sjöfrid.
För medarbetarna betyder det snabbare fakturering, enklare månadsstängningar och färre avstämningar. Projektledare kan följa sina projekt i realtid och ekonomiavdelningen slipper jaga underlag.
En annan nyckelfråga är hållbarhet över tid. Här lyfter Håkan Nilsson Sjöfrid fram två avgörande faktorer: automatiska uppgraderingar och kontinuerlig utbildning av systemanvändare.
– Investera i människorna. Era systemanvändare utvecklas hela tiden och det gäller att användarna gör detsamma. Då blir affärssystemet en tillgång, inte en bromskloss.
Frågan är då hur en fastighetsaktör som står inför ett systembyte ska tänka. Håkan Nilsson Sjöfrids svar är tydligt:
– Börja i processen, inte i kravlistan. Beskriv hur ni vill arbeta i morgon, inte hur ni råkar göra i dag. Då blir bytet en accelerationspunkt i stället för ett driftstopp.
United States
Norge
Sverige
Suomi
UK