Tietoa
Toimipaikka: Pääkonttori Jessheimissa
Toimialat: Lastentarhat
Kasvattaa maailman tärkeimpiä arvoja
Læringsverkstedet on Norjan suurin yksityinen päiväkotiketju – suuri organisaatio, jonka tavoitteena on Euroopan parhaiden päiväkotien kehittäminen ja johtaminen. Heidän visionsa on: ”Kasvatamme maailman tärkeimpiä arvoja”.
Valtava kasvu ilman henkilöstölisäysten tarvetta
– Päiväkotiemme määrä on kasvanut 40 prosentilla sen jälkeen, kun otimme Xledgerin käyttöön ilman merkittäviä talousosaston henkilöstölisäyksiä. Xledger on osoittautunut juuri niin helposti skaalautuvaksi kasvussa kuin mikä tavoitteemme oli. Vuonna 2020 Læringsverkstedetillä oli 230 päiväkotia ja määrä kasvaa edelleen,” Læringsverkstedet-konsernin kirjanpitopäällikkö Ann-Kristin Dyre kertoo.
– Työntekijöiden aikaa kuluu vähemmän esimerkiksi matka- ja kululaskujen kirjaamiseen. Nykyään viemme matkalaskut Xledgerin sovellukseen, otamme kuvat tositteista, ja ne siirtyvät sähköisesti eteenpäin hyväksyntään. Kaikki matkalaskujen liitteet luodaan automaattisesti joka viikko. Tämä vähentää työntekijöiden turhautumista ja lisää keskittymistä varsinaisiin tehtäviin.
Vähemmän aikaa hallintoon ja enemmän aikaa lapsille
– Xledgerin avulla voimme suorittaa kaikki kirjanpito- ja rahoituspalvelut keskitetysti konsernitasolla. Tämä tarkoittaa, että voimme nopeasti ja helposti ottaa käyttöön saman ratkaisun kaikissa päiväkodeissa, sekä nykyisissä että uusissa. Talous, kirjanpito ja laskutus hoidetaan siksi keskitetysti.
– Læringsverkstedetin visio on, että ”Saamme maailman tärkeimmät arvot kasvamaan”. Tämä tarkoittaa, että haluamme käyttää resurssejamme päiväkodeissamme parhaalla mahdollisella tavalla ja tehokkaalla hallinnolla. Xledger on hyvä työkalu hallinnolliseen työhön käytettyjen resurssien vähentämiseksi, ja vapauttaa johdon ajan visiomme toteuttamiseen.
Vaatimukset uudelle taloushallintojärjestelmälle
– Tehtävämme oli löytää järjestelmä, jonka avulla pystyisimme suoriutumaan voimakkaassa kasvussa. Silloinen järjestelmämme ei antanut siihen mahdollisuutta. Meillä oli seuraavat vaatimukset uudelle järjestelmälle:
- Helppo lisätä uusia päiväkoteja
- Joustava, yrityksen organisaation mukainen rakenne
- Mahdollisuus kasvattaa volyymia ilman taloushallinnon organisaation merkittävää skaalausta
- Helppokäyttöinen kirjanpitohenkilöstölle ja lastentarhanjohtajille
- Standardoitu järjestelmä, jonka käyttöönotto on helppo ja koulutuksen tarve rajallinen
Pilvipohjaisen automatisoidun taloushallintojärjestelmän hyödyt
– Valitsimme Xledgerin, koska he pystyivät vastaamaan tarpeisiimme. Sopimuksen allekirjoittamisesta siihen kun järjestelmä oli toiminnassa kesti vain muutaman kuukauden. Silloin emme olleet tietoisia kaikista pilvipohjaisen ratkaisun meille tuomista eduista, eikä se ollut meillä vaatimuksena uudelle järjestelmälle. Sen pohjalta, mitä tiedämme nyt, se olisi todennäköisesti ollut vaatimus. Se, että työntekijämme voivat työskennellä missä ja milloin tahansa paikasta riippumatta, osoittautui meille hyödylliseksi – koska meillä on päiväkoteja kaikkialla Norjassa.
– Olemme olleet iloisesti yllättyneitä siitä, missä laajuudessa automaatio oli mahdollista toteuttaa. Xledgerin automatisoiduilla prosesseilla säästimme valtavasti resursseja. Järjestelmän läpi kulkee kuukausittain enemmän tai vähemmän automaattisesti useita tuhansia laskuja. Toinen suuri parannus on se, että koko maksuliikenne tapahtuu nyt automaattisesti. Tämä tehostaa luonnollisesti merkittävästi kirjanpito-osaston työtä, kun pystytään käsittelemään huomattavasti suurempia tapahtumamääriä aiempaa pienemmillä resursseilla.