Näin moderni toiminnanohjausjärjestelmä tukee talousosaston etätyötä

Workflow tuo sujuvuutta

Jos termi ei ole tuttu: tässä yhteydessä workflow (työnkulku) tarkoittaa dokumenttien sähköistä hyväksyntää. Toiminnanohjausjärjestelmä, joka automatisoi hyväksynnän, poistaa tulosteiden ja käsin kirjoitettujen allekirjoitusten tarpeen. Lisäksi viivästysten riski pienenee. Jos budjettivastaavan on hyväksyttävä laskut, on suuri etu, että koko prosessi voidaan hoitaa järjestelmän työnkulussa – varsinkin etätöissä.
Ajattele työnkulkua jatkuvasti kehittyvänä asiana. Tarpeet voivat muuttua esimerkiksi silloin, kun henkilöstömäärä kasvaa tai vähenee. Siksi on tärkeää valita järjestelmä, jonka työnkulkua on helppo käyttää ja jossa on selkeä, käyttäjäystävällinen käyttöliittymä. Työprosessien päivittäminen ja hienosäätö ei saa olla monimutkaista.

Dokumentienhallinta luo rakenteen

Integroitu dokumentienhallintajärjestelmä varmistaa, että kaikilla on pääsy asiakirjoihin, joita he tarvitsevat työnsä suorittamiseen parhaalla mahdollisella tavalla – myös etänä. Kun dokumentienhallinta on osa toiminnanohjausjärjestelmää, tiedostot voidaan helposti kytkeä oikeisiin tapahtumiin ja rekistereihin. Näin kaikki sisältö tallentuu loogisesti ja on helposti löydettävissä.
Lisäksi, kun budjettivastaavat pääsevät itse tarkastelemaan dokumentteja suoraan järjestelmästä, he saavat välittömän näkymän talouteen. Tämä lisää luottamusta ja johtaa pidemmässä juoksussa parempaan vastuunkantoon ja taloudelliseen hallintaan.
Vinkki! Jos haluat välttää kopiokoneen ääressä kyykkimistä, etsi järjestelmä, johon toimittajat voivat lähettää dokumentit suoraan sähköpostitse.

Itsepalvelu – klassinen win-win

Kotona työskennellessä muiden on vaikea koputtaa olkapäälle ja pyytää apua taloustietojen etsimisessä. Digitaalinen prosessi on kuitenkin molempien osapuolten etu. Tuomalla tiedot päätöksentekijöiden saataville jo etukäteen helpotat heidän työtään oikeiden päätösten tekemisessä. Anna heille pääsy järjestelmään itsepalvelun helpottamiseksi.
Ennen kuin annat talousosaston ulkopuolisille pääsyn järjestelmään, on tärkeää huomioida tietoturva. Valitse järjestelmä, jossa on määritettävät roolit ja työpöydät (dashboards). Näin varmistat, että käyttäjillä on pääsy vain heidän tarvitsemaansa tietoon.

Luovu erillisistä tukidokumenteista

Kaiken tarvittavan tiedon ja dokumentaation löytäminen työntekijästä voi olla aikaavievää kotitoimistolta käsin. Käyttöomaisuus, ennakkomaksut ja tase-erittelyt ovat esimerkkejä toiminnoista, joita on perinteisesti hoidettu “offline” – eli suomeksi sanottuna Excelissä.
Etsi järjestelmä, joka ei ainoastaan sisällä näitä moduuleja vakiona, vaan myös automatisoi kirjaukset ja täsmäytykset. Se poistaa erillisen tukidokumentaation tarpeen kokonaan.

Kulujen raportointi liikkeellä ollessa

Kulunhallintamoduuli tarkoittaa, ettei työntekijöiden tarvitse lähettää kuittejaan talousosastolle käsiteltäväksi, eikä niitä tarvitse rekisteröidä manuaalisesti. Sen sijaan voidaan käyttää virtaviivaisempaa prosessia: ratkaisu on sovellus!
Kun koko organisaatio käyttää mobiilisovellusta kuitteja kasaamisen sijaan, autat heitä pysymään ajan tasalla kuluistaan. Ei enää kadonneita tai takintaskussa rypistyneitä kuitteja. Heti oston jälkeen työntekijä kuvaa ja rekisteröi kuitin sovellukseen. Hep! – kulut on raportoitu.

Kaivattu pankki-integraatio

Sitä on kuvattu “vaivalloiseksi silloinkin, kun se sujuu parhaiten”. Puhumme tietysti aikaa vievästä prosessista, jossa tulostetaan ja hyväksytään manuaalisesti nippu dokumentteja. Toiminto, joka on osastollesi varmasti tuttu?
Jotta etätyö olisi tehokasta kaikille, valitse järjestelmä, joka integroituu täysin pankkiinne maksuliikenteen osalta. Varmista, että maksut voidaan hyväksyä suoraan järjestelmässä. Usko meitä, tätä arvostetaan myöhemminkin.
Sen lisäksi, että järjestelmä tietää maksun menneen läpi, integraatiolla on muitakin etuja:

• Automaattinen yhteys pankin ja ostoreskontran välillä.
• Automaattiset maksuilmoitukset.
• Lisäturva – poistaa riskin siitä, että joku muuttaa maksua ennen sen lataamista pankin järjestelmään.

Vihdoinkin – true cloud

Okei – useimmat toiminnanohjausjärjestelmät asuvat nykyään pilvessä. Ainakin niitä kutsutaan lähes automaattisesti pilvipohjaisiksi. Jopa paikallisten järjestelmien sanotaan usein olevan pilvessä vain siksi, että niihin pääsee käsiksi VPN:n kautta. On-premise-ratkaisujen haasteena on, ettei niissä useinkaan ole riittävästi kaistanleveyttä, jos kaikki haluavat käyttää järjestelmää samanaikaisesti. Lisäksi ne ovat huomattavasti hitaampia kuin aidot pilvipalvelut. Paikallisia ratkaisuja ei yksinkertaisesti ole luotu pilveen.
Suosittelemme siksi etsimään niin sanottua true cloud -järjestelmää. Se tarkoittaa, että se on Facebookin ja Googlen tapaan rakennettu nimenomaan pilveen. Multitenant-järjestelmä tarjoaa saman version kaikille käyttäjille. Käytännössä tämä tarkoittaa ilmaisia päivityksiä ja integraatioita, mutta myös yleistä helppoutta ja parempaa palvelua. Kun kaikki käyttävät samaa ohjelmistoversiota, on helpompaa varmistaa, että jokainen saa tarvitsemansa tuen.