Näin varaudut yhä nopeampiin muutoksiin

Sanan ”kriisi” sanotaan tarkoittavan kiinaksi myös ”mahdollisuutta”. Oli tämä totta tai ei, turvattomat ajat ovat Matilda Malmenbyn mukaan hyvä hetki tarkastella omaa toimintaa.
– Mitä suurempi epävarmuus maailmalla vallitsee, sitä korkeampia vaatimuksia se asettaa päättäjien tavalle johtaa organisaatiota, hän sanoo.
Matilda korostaa, että peruspilarina tulisi olla toiminnanohjausjärjestelmä (ERP), joka on sovitettu nopeasti muuttuvaan todellisuuteen:
– Jotta päättäjillä on mahdollisuus ohjata organisaatiota oikein, tarvitaan moderneja työkaluja. Xledger tarjoaa organisaation eri rooleille räätälöityjä työpöytiä (dashboards), joissa luvut päivittyvät automaattisesti. Tämä tarkoittaa tehokkaampaa päätösprosessia, jossa controllerit voivat keskittyä analysointiin datan koostamisen sijaan.

Vaikka toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen vaatii aikaa ja vaivaa, vahva digitaalinen infrastruktuuri on Matildan mukaan välttämätön useista syistä:
– Modernista järjestelmätuesta on monia etuja. Mahdollisuus automatisoida ja tehostaa prosesseja johtaa sekä alhaisempiin kustannuksiin että maineeseen houkuttelevana työnantajana. Tehokkaampi prosessi johtaa puolestaan nopeampiin ja tarkempiin tilinpäätöksiin, joissa Xledger näyttää talousdatan reaaliajassa.

Mitä asiakkaat yleisesti ottaen vaativat nykypäivän toiminnanohjausjärjestelmältä?

– Yhä useammat näkevät pilviratkaisujen edut. Selkeä trendi on mahdollisuus työskennellä siellä, missä kulloinkin olet. Lisääntynyt joustavuus sekä työntekijöille että organisaatiolle on välttämätöntä, jotta maailman uusiin edellytyksiin voidaan vastata paikasta riippumatta.

Pilvessä oleva järjestelmä ei ainoastaan helpota työntekoa, vaan siinä on myös tietoturvaetuja. Näin uskoo Karin Skoglund, Xledgerin konsultoinnin päällikkö. Hänen mukaansa IT-tietoturva on nykyään korkealla toivelistalla:
– Olemme ehdottomasti nähneet selkeämpiä vaatimuksia kilpailutuksissa. Sertifiointejamme ja datan tallennustapaamme syynätään tarkasti. Nykyisessä tilanteessa ollaan erityisen tarkkoja siitä, että valitaan järjestelmä, jossa data ei riskeeraa päätyä vääriin käsiin tai kadota kokonaan.

Pilviratkaisut voivat myös keventää teknistä taakkaa:
– Pilviratkaisussa toimittaja vastaa järjestelmäpäivityksistä ja datan tallennuksesta. Tämä vähentää sisäisiä vaatimuksia IT-osastolle, joka voi sen sijaan keskittyä ydintoimintaan.

Julkinen sektori työskentelee usein eri järjestelmissä. Matildan mielestä tulevaisuudenkestävän toiminnanohjausjärjestelmän onkin kyvettävä integroitumaan muuhun tekniikkaan. Hän korostaa myös skaalautuvuutta:
– Kunnalla voi olla hallintoelimiä ja yhtiöitä kytkettynä itseensä, ja silloin halutaan mahdollisuus skaalata toimintaa nopeasti ylös- tai alaspäin. Koko Xledgerin tuote on rakennettu tätä varten.

Lopulta ehkä painavin peruste järjestelmän päivittämiselle on puhtaasti taloudellinen, Matilda toteaa:
– Pitkällä aikavälillä alhaisemmat hallintokustannukset tuovat selkeitä tuloksia. Näemme asiakkaidemme kohdalla yleisesti, että heistä tulee hyvin omavaraisia, jolloin konsulttien tarve vähenee. He pärjäävät omillaan.