CAG tehosti hallintoaan ja kasvoi Xledgerin avulla

Haaste

Kun CAG oli vaihtamassa vanhaa taloushallintojärjestelmäänsä, yksi keskeisistä vaatimuksista oli toiminnanohjausjärjestelmä, joka pystyisi automatisoimaan prosesseja ja tarjoamaan aidon pilvipohjaisen ratkaisun.
Vanha järjestelmä sisälsi monia aikaa vieviä vaiheita, rutiineja ja tuntiraportteja, joita jouduttiin käsittelemään manuaalisesti Excelissä. Lisäksi järjestelmästä puuttuivat pankki-integraatiot, joita hoidettiin käsin.
– Xledgerin kanssa paikallista asennusta ei tarvittu, ja olemme nyt päässeet eroon manuaalisista rutiineista. Tämä oli erittäin tärkeä tekijä toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa ja johti siihen, että useat muut vaihtoehdot karsiutuivat pois, kertoo Håkan Kihlert, talousjohtaja (CFO) CAG:llä.

Kaikki yhdessä järjestelmässä

Xledger tarjoaa kaiken tarvittavan yhdessä järjestelmässä – talouden ohjauksesta projektikirjanpitoon, tuntiraportointiin ja laskutukseen.
Suurissa organisaatioissa automatisoidut prosessit säästävät huomattavasti resursseja ja tarjoavat yksityiskohtaisen hallinnan toimintaan, sillä kaikki alajärjestelmät ovat täysin integroituna toisiinsa.
Myös pienet ja keskisuuret yritykset saavat Xledgerin avulla käyttöönsä pilvipohjaisen taloushallinnon järjestelmän, jossa on samat kehittyneet ominaisuudet.
Järjestelmä tarjoaa reaaliaikaisen pääsyn yrityksen tunnuslukuihin, ja päätöksenteon tueksi tarvittavat raportit ja analyysit ovat aina ajan tasalla ja saatavilla missä tahansa.

CAG kasvoi Xledgerin mukana

Xledgerin käyttöönoton jälkeen CAG on laajentanut toimintaansa merkittävästi, mikä on tarkoittanut huomattavasti suurempia taloushallinnon tietovirtoja hallittavaksi.
– Olemme jatkaneet kasvua, ja vanhalla taloushallintojärjestelmällä emme olisi voineet laajentua näin paljon kuin nyt, kertoo Håkan Kihlert.

Åsa Sjöstrand, CAG:n talousvastaava, on samaa mieltä ja toteaa, että vanhan järjestelmän aikana talousosastolla olisi pitänyt olla huomattavasti enemmän henkilöstöä, jotta nykyiset volyymit olisi voitu käsitellä. CAG:n mukaan Xledger on ollut tärkeässä roolissa näiden prosessien tehostamisessa.

– Olemme saaneet yhdenmukaiset käytännöt kaikkiin yhtiöihimme. Aiemmin ne erosivat toisistaan, sillä ne olivat henkilöriippuvaisia ja hoidettiin manuaalisesti, sanoo Håkan.

Skaalaa toimintaa joustavasti

Xledgerissä toiminnan skaalaaminen on helppoa – voit lisätä uusia rakenteita olemassa olevaan yhtiöön, perustaa uusia tytäryhtiöitä, muokata konsernirakennetta tai laajentua kansainvälisesti.
Xledgerin käyttäjänä saat nopeasti kokonaiskuvan yrityksesi toiminnasta. Esimerkiksi eri valuutoissa toimivat yhtiöt voidaan käsitellä helposti, sillä järjestelmä laskee summat automaattisesti yhteiseen konsernivaluuttaan.
Koska kaikki Xledgerin data on aina ajan tasalla, reaaliaikaiseen tietoon pääsee käsiksi mistä tahansa – riippumatta sijainnista, aikavyöhykkeestä tai siitä, käytätkö tietokonetta, älypuhelinta tai tablettia.

Valinta

Xledger tarjoaa aidon SaaS-ratkaisun ilman räätälöintejä tai paikallisia asennuksia. Toinen tärkeä tekijä oli järjestelmän jatkuvat päivitykset. Lisäksi laajennettu toiminnallisuus ja helppo sisäisen laskutuksen käsittely vaikuttivat siihen, että valitsimme Xledgerin, kertoo CAG.
– Meillä on paljon läpilaskutusta eri konserniyhtiöidemme välillä. Xledgerin sisäinen laskutustoiminto on helpottanut tämän hallintaa merkittävästi. Tämä oli tärkeä ominaisuus uutta järjestelmää valittaessa, ja se on osoittautunut erittäin hyödylliseksi, sanoo Håkan Kihlert

Ratkaisu

CAG on Xledgerin avulla automatisoinut useita prosesseja, kuten pankki-integraatiot, hyväksymiskierrot ja matkalaskujen käsittelyn. Uutta toiminnanohjausjärjestelmää etsiessään CAG huomasi, ettei markkinoilla ollut monta toimittajaa, jotka pystyivät tarjoamaan aidon pilvipohjaisen (true cloud) ratkaisun. Yritys halusi modernin ja joustavan järjestelmän, joka tehostaisi toimintaa – muun muassa yhtenäistämällä käytännöt kaikissa konserniyhtiöissä.
– Tärkeä osa Xledgerin valinnassa oli saada jatkuvia päivityksiä ja uusia ominaisuuksia! Vanhan järjestelmämme kohdalla käytössämme oli vanha versio, joka olisi vaatinut erillisen päivitysprojektin. Se tarkoitti, ettemme voineet hyödyntää uusia toimintoja ilman suurta vaivaa – nyt tätä ongelmaa ei enää ole, kertoo Åsa Sjöstrand, CAG:n talousvastaava.

Vanhojen, paikallisesti asennettujen järjestelmien päivitykset vaativat usein yhden tai useamman päivän käyttökatkon. Xledger sen sijaan tarjoaa viikoittaiset tuoteversiopäivitykset ilman käyttökatkoja tai lisäkustannuksia. Lisäksi tekninen järjestelmäpäivitys tehdään 1–2 kertaa vuodessa, ja se tapahtuu perjantain ja lauantain välisenä yönä muutamassa tunnissa – ilman vaikutusta asiakkaiden toimintaan.

Tulokset

Xledgerin käyttöönotto on vienyt CAG:n merkittävälle digitalisaatiomatkalle, joka on vapauttanut aikaa ja automatisoinut monia prosesseja. Järjestelmänvaihto on vähentänyt paperinkäyttöä minimiin. Lisäksi Xledgerin matkalaskumoduuli on tuonut suuren helpotuksen CAG:n toimintaan – aiemmin kaikki hoidettiin manuaalisesti.
– Hyväksymiskierto on parantunut huomattavasti – se on nyt digitaalinen, automatisoitu ja etenee oikeassa järjestyksessä oikeille henkilöille. Se toimii hyvin, ja lisäksi hyväksymiskierto on yhteinen useille prosesseille, kertoo Åsa.

Xledger digitalisoi ja automatisoi prosesseja, jotka liittyvät muun muassa kululaskuihin, hankintoihin ja maksuihin. Kaikki hyväksymiskierrot sisältävät täydellisen tarkastusjäljen, jonka avulla voi seurata tapahtumia ja määrittää omat hyväksymissäännöt. Lisäksi Xledgerin työnkulkujen avulla voidaan automatisoida sisäistä kustannus- ja maksukontrollia. Jos työskentelette projekteissa, koko projektitiimi voi hallita kaikkea aina tuntikirjauksista ja resurssisuunnittelusta kirjanpitoon ja laskutukseen.