«Man vet hva man har – ikke hva man får, er det lett å tenke når man skal anskaffe et nytt ERP-system. Dette er å gå baklengs inn i fremtiden» sier Elin Mathisen, advokat og ekspert på offentlige anskaffelser i over 20 år.
Ikke still krav basert på det du har, men på det du trenger i fremtiden
«Teknologien er i stadig utvikling og gjennom dialog med markedet kan man få verdifull informasjon om hvilke behov det er mulig å dekke på sikt. En markedsdialog kan gi innsikt i om gamle krav fortsatt er mulige å oppfylle, er hensiktsmessige å ta med, om de er fordyrende, mulig å dokumentere osv.
Et grunnleggende prinsipp i lov om offentlige anskaffelser §4 er dessuten at det skal være konkurranse. Et annet prinsipp er kravet til likebehandling. En reell konkurranse som likebehandler eksisterende og potensielt nye leverandører, utføres først når man har sikret seg informasjon om hva som faktisk finnes i markedet. Husk også at en markedsdialog må utføres før dere har kunngjort anskaffelsen. For når det er gjort, er det for sent å ta hensyn til eventuelle råd» sier Elin.
Kontinuerlig utvikling i ERP-markedet
DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) som blant annet har ansvaret for Anskaffelser.no sier;
God kunnskap om hvordan markedet er og hva som påvirker god behovsdekning før du kunngjør konkurransen, er vesentlig for å nå formålet med anskaffelsen. Sannsynligheten for god behovsdekning er større jo mer du vet om markedet.
«Det er en kontinuerlig utvikling i ERP-markedet, både innen teknologi og funksjonalitet. Det vil derfor være helt andre løsningsalternativer og en annen konkurransesituasjon nå enn da dere anskaffet ERP-system sist» sier eksperten. Videre sier hun at dette kan være den største IT-anskaffelsen en kommune gjør, og en markedsdialog er helt nødvendig for å sikre at man faktisk gjør den beste anskaffelsen.
«Innkjøpere gjør ofte en kartlegging før de lyser ut konkurransen, men ved å ha en direkte dialog med markedet, vil dere få mer kunnskap om konkurransesituasjonen, modenheten i markedet, hvilke muligheter som finnes, hvilke tenkte krav som kan være konkurransehemmende og så videre. I tillegg får leverandørene mulighet til å fortelle om sine innovative løsninger» sier hun.
Hvordan kan markedsdialogen gjennomføres?
«Anskaffelsesregelverket gir stor frihet rundt gjennomføringen av en markedsdialog. Den kan være muntlig og skriftlig, den kan være basert på møter eller at dokumenter sendes på høring. Den kan skje via e-post, i konkurransegjennomføringsverktøyet og ved fysiske eller digitale møter og gjennom demonstrasjon av løsninger. Det er opp til oppdragsgiver å bestemme hvordan du får best mulig informasjon til å gjøre en best mulig anskaffelse.
Oppdragsgiver kan aktivt gå ut å søke råd i markedet hos leverandører, bransjer, rådgivere, andre virksomheter, uavhengige eksperter, forskningsmiljøer eller andre markedsaktører. Et praktisk eksempel på markedsdialog er å legge hele eller deler av konkurransegrunnlaget, kravspesifikasjonen eller kontraktsvilkår ut på «høring» på Doffin og invitere potensielle leverandører til å komme med innspill. DFØ har gode veiledere for markedsdialog som jeg vil anbefale å sette seg inn i» avslutter Elin Mathisen.
Ulovlige ERP-kontrakter i kommunemarkedet
Elin har tidligere uttalt at det er i strid med anskaffelsesregelverket dersom man gjør vesentlige endringer i sin nåværende ERP-løsning uten ny konkurranse. Endringer i innhold, kvalitet og funksjonalitet kan anses for å være vesentlige – selv om prisen er uendret.
Les hennes artikkel i sin helhet her
