Kvinna till Kvinna är en biståndsorganisation som arbetar för kvinnors rättigheter i 20 länder och stödjer över 140 kvinnorättsorganisationer världen över. Organisationen bildades 1993 som ett gensvar på kvinnornas situation och våldet de utsattes för under kriget i Balkan. De fokuserar på sex teman: Att inkludera fler kvinnor i fredsprocesser, kvinnors rätt till sin kropp, skapa mötesplatser, stärka kvinnorättsförsvarare, säkerställa säkerhet för alla och att öka kvinnors makt.
Vad var utmaningen?
Innan Xledger använde Kvinna till Kvinna sig av Visma Admin. Ett krav på det nya bokföringssystemet var att systemet skulle kunna hålla reda på flera bidrag för flera hundra projekt.
– För oss är det inte bara ett överskridande av projektbudgeten som är ett problem. Om vi inte utnyttjar projektfonder kan konsekvensen vara att givarna inte längre litar på våra bedömningar av nödvändigt donatorstöd för varje projekt. För oss måste rapportering och övervakning på alla nivåer vara enkel, snabb och tillförlitlig. Det var också viktigt att startkostnaderna inte var för höga, vilket var fallet med de få traditionella affärssystemen som uppfyllde våra stora rapporteringskrav, säger Katja Mannerla, Redovisningsansvarig på Kvinna till Kvinna.
Vad blev lösningen?
Det viktigaste för Kvinna till Kvinna i valet av Xledger var givarrapporteringen och att göra budgetuppföljning per givaravtal möjlig. De använder sig av projektrapportering, uppföljning, givarrapportering, och budgetuppföljning.
– Vi uppskattar att det tidigare tog två veckor att färdigställa en kvalitetssäkrad rapport för ett stort projekt. I Xledger tar hela processen omkring tre dagar. Anledningen är framför allt att vi får fram alla siffror med ett knapptryck. Men också att det är färre kvalitetssäkringsmoment i Xledger tack vare att de skapat en dimension för givaravtal i redovisningen, berättar Katja.
Vad är resultatet?
– Vi valde Xledger eftersom systemet finns tillgängligt överallt, för att man slipper att sitta i knät på IT-supporten och för att alla i organisationen kan använda det. Då Kvinna till Kvinna finns i tjugo länder skulle det vara omöjligt att distribuera ut ekonomiarbetet lokalt med ett traditionellt system med fungerande IT ute i dessa länder. I Xledger kan den lokala personalen vara delaktiga i ekonomiprocesserna, konstaterar Katja.
