En ombytlig omvärld, osäker världsekonomi – och ökade krav. Här är experternas råd hur du rustar verksamheten för att möta utmaningarna. ”Det är viktigare än någonsin att ha systemstöd för att kunna fatta rätt beslut vid rätt tillfälle”, säger Matilda Malmenby, projektledare på Xledger.
Ordet ”kris” sägs även betyda ”möjlighet” på kinesiska. Huruvida det stämmer låter vi vara osagt – däremot är otrygga tider ett bra tillfälle att se över sin verksamhet, anser Matilda Malmenby.
– Ju större osäkerhet det råder i omvärlden desto högre krav ställer det på beslutsfattares styrning av organisationen, säger hon.
Matilda pekar på att en grundbult bör vara ett affärssystem anpassat för en verklighet som snabbt kan skifta:
– För att säkerställa att beslutsfattare har möjlighet att styra organisationen rätt behövs moderna verktyg. Xledger erbjuder anpassade dashboards för olika roller inom organisationen där siffrorna uppdateras automatiskt. Det innebär en effektivare beslutsprocess där controllers kan arbeta med analys istället för sammanställning av data.
Även om ett byte av affärssystem tar tid och kraft i anspråk behövs en stark digital infrastruktur – av flera skäl, menar Matilda:
– Det finns flera fördelar med att ha ett modernt systemstöd. Möjligheten att automatisera och effektivisera processer leder både till lägre kostnader och att man upplevs som en attraktiv arbetsgivare. En effektivare process leder i sin tur till snabbare och mer korrekta bokslut, där Xledger visar den ekonomiska datan i realtid.
Rent generellt, vad ser du att kunderna efterfrågar i ett affärssystem av idag?
– Allt fler ser fördelen med cloud-lösningar. Möjligheten att arbeta där du befinner dig just nu, med en ökad flexibilitet både för anställda och organisationen för att kunna möta omvärldens nya förutsättningar oavsett plats, är en tydlig trend.
Ett affärssystem som ligger i molnet gör det inte bara lättare att arbeta, det finns även säkerhetsmässiga fördelar. Det menar Karin Skoglund, konsultchef på Xledger. Enligt henne ligger IT-säkerheten numera högt upp på önskelistan:
– Vi har absolut sett en tydligare kravställning i upphandlingar. Man är noga med vilka certifieringar vi har och hur vår datalagring ser ut. I dagens läge är man extra noga med att välja ett system där datan inte riskerar att hamna i fel händer eller försvinna helt.
Molnlösningar kan även minska den tekniska bördan:
– En cloud-lösning innebär att det är leverantören som ansvarar för systemuppdateringar och datalagring. Det leder till lägre interna krav på IT-avdelningen som istället kan fokusera på kärnverksamheten.
Offentlig sektor arbetar oftast i olika system. Framtidssäkrade affärssystem bör därför kunna integreras mot annan teknik, anser Matilda:
– Xledger har öppna API:er och ett modernt sätt att integrera olika system. Det gör att organisationer kan välja best of breed-lösningar för specifika verksamhetskritiska processer, där datan automatiskt läses över till Xledger för att generera den ekonomiska datan.
Hon lyfter även fram skalbarheten:
– En kommun kan ha förvaltningar och bolag kopplade till sig, då vill man ha möjlighet att snabbt kunna skala upp eller ner. Hela Xledgers produkt är uppbyggd för detta.
I slutändan är kanske det främsta argumentet för att uppgradera affärssystemet rent ekonomiskt, konstaterar Matilda:
– På sikt kommer en lägre förvaltningskostnad att ge tydliga resultat. Det ser vi generellt hos våra kunder, att de blir väldigt självgående och då minskar behovet av konsulter. De klarar sig själva.
